Оформляем служебную записку для покупки компьютера для отдела (примеры и комментарии)
Термин «служебная записка» используется достаточно часто в производственном процессе. В служебной описывается просьба, которая побуждает принять решение и изложить его в приказах или распоряжениях.
Скачать файлы
Образец служебной записки на приобретение ПК.word
Субъекты и обстоятельства составления
Служебная записка на приобретение (замену, модернизацию) компьютерной техники пишется руководителем нуждающегося отдела на имя вышестоящего начальника в ту же дату, что указана на документе.
Обязательно указывают причину просьбы. Основываясь на важности и разумности такого прошения, принимается окончательное решение, которое фиксируется на самой записке. Затем издается распоряжение о выделении средств.
Служебную записку классифицируют как внутренний документ. И если считаете, что без нее можно обойтись, то ошибаетесь. Служебка на приобретение нового персонального компьютера поможет работнику получить необходимую технику, а значит, выполнять свою работу, обязанности быстро и качественно.
Также данный вид документа помогает отстоять перед высшим руководством затраты, цели расходов.
Законодательные требования
Не исключено, что работнику будет отказано в получении нового устройства. В данном случае стоит обратиться к ст.22 Трудового кодекса РФ. В ней четко прописано, что работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников для выполнения качественной работы всем необходимым, что поможет выполнять свои обязанности.
Данный вид записки относится к внутренней документации. Информирует и мотивирует руководство к принятию решений. Срок хранения составляет 5 лет, так как служит подтверждением и обоснованием затрат на производстве/организации. Оформление документа происходит согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (общепринятые стандарты).
Правила оформления и заполнения
Нельзя сказать, что написание служебной записки имеет определенный шаблон или какие-либо унифицированные правила. Обычно составляется в произвольной форме, но на некоторых производствах и организациях могут прописывать локальные требования к их оформлению, ориентируясь на ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст, разд. 3 ГОСТ, разд. 4 и 5 ГОСТ.
Содержание служебки рекомендуется составлять из двух частей: фактов, которые стали поводом для написания документа (отсутствие компьютера, моральное устаревание), и выводов. Именно в выводах излагается просьба о приобретении новой техники.
Обязательными реквизитами документа являются:
- шапка, где указывается адресат один или несколько (правая верхняя часть);
- ФИО адресанта и его должность (желательно полностью);
- название вида документа (центральная часть, посередине, небольшой отступ от шапки, точка не ставится);
- текст в виде обоснования просьбы о покупке или замене компьютера на рабочем месте;
- дата написания (может быть написана как арабскими цифрами, так и с использованием букв, небольшой отступ от текста записки слева);
- подпись с расшифровкой.
Важным моментом является указание инициалов. В расшифровке они указываются перед фамилией.
҉ ИнфоСлужба РВ
Схожие материалы
Акт списания постельного белья составляется в случае, когда инвентарь приходит в негодность вследствие износа, порчи, механического повреждения ткани или по иным причинам, а также в конце установленного срока его службы. Документ является основанием для списания ТМЦ с баланса предприятия.
Скачать файлы
Бланк акта списания постельного белья.word
Субъекты и поводы
Инициировать процесс может материально ответственное лицо, либо другие сотрудники предприятия, которые непосредственно работают с инвентарем. На имя вышестоящего руководителя составляется служебная записка, которая служит основанием для начала процесса.
Участники:
Акт списания ковра составляется, когда изделие становится непригодным для дальнейшего использования из-за износа, повреждений, порчи или по другим причинам.
Скачать файлы
Бланк акта списания ковра.word
Субъекты и поводы
Документ обычно составляется бухгалтерской службой или другим аналогичным подразделением организации, которое отвечает за учет материальных активов. В его составлении также могут участвовать сотрудники отдела снабжения, представители технического отдела или службы эксплуатации.
Подписание акта, как правило, осуществляется руководителем организации или лицом, уполномоченным на это согласно внутренней организационной структуре.
Списание неисправного сетевого фильтра с баланса организации нужно обосновать и задокументировать. Для этого составляют специальный документ - акт списания.
Скачать файлы
Если система видеонаблюдения устарела, «износилась», сломалась, ее списывают по специальному акту.
Скачать файлы
Бланк акта списания видеонаблюдения.word
Субъекты и поводы
Причины списания связываются по большей части с проблемами в блоке электропитания, либо поломкой оптической системе камеры. Чаще всего, такие неисправности приводят к невозможности дальнейшей эксплуатации оборудования и его замене.
Акт списания устройства видеонаблюдения составляет комиссия, когда систему общим порядком нужно снять с учета. Компетентный состав комиссии утверждается распоряжением главы компании. Она проверяет техсостояние, испытывает, читает документацию, анализирует, а результаты документирует. Заключение может предоставить и сторонняя организация, которая занимается обслуживанием и ремонтом подобной техники.
Стандартные весы - измерительное оборудование, имеющее на вид банальную конструкцию, но состоящее из непростых элементов. Когда они ломаются (требуют капремонта), не всегда целесообразно это делать. В этом случае весы списывают, первоначально оформляя акт списания.