Оформляем служебную записку на уничтожение документов с истекшим сроком хранения предприятия (примеры и комментарии)
Если в архиве компании находятся документы, которые больше не требуются для работы и срок их хранения (в соответствии с законодательством) истек, то их необходимо уничтожить (Приказа Росархива № 236 и ФЗ № 125). Руководитель архива составляет служебную записку о такой необходимости, чтобы получить на это разрешение.
Скачать файлы
Бланк служебной записки на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.word
Субъекты и поводы
Служебную записку составляет сотрудник архива или отдела документооборота, который отвечает за хранение и учет документации. Подписывает руководитель указанного отдела. Также может потребоваться подпись юриста или сотрудника службы безопасности, если уничтожаемые бумаги содержат конфиденциальную информацию.
Инструкция по составлению
Форму служебки предприятие разрабатывает самостоятельно с учетом требований внутреннего документооборота. Она должна содержать следующие обязательные реквизиты и информацию:
– Название организации;
– Дата составления;
– Заголовок;
– Содержательная часть с просьбой о создании комиссии, сопровождающей процесс;
– Подпись лица, составившего записку, и подпись руководителя организации или его заместителя.
Образец содержательной части
Довожу до Вашего сведения, что в рамках проводимой работы по архивированию и упорядочиванию документации, были выявлены документы, срок актуальности которых истек, и которые не представляют ценности для наших текущих и будущих бизнес-процессов.
В соответствии с требованиями к хранению и уничтожению документов, прошу Вашего разрешения на создание экспертной комиссии для отбора документов на уничтожение, а также определения сроков и порядка их уничтожения.
҉ ИнфоСлужба РВ
Схожие материалы
Акт списания пылесоса составляется в том случае, если он становится непригодным для использования из-за поломки, износа механизмов или по другим причинам, и его восстановление или ремонт нецелесообразны. Документ подтверждает списание оборудования с баланса организации и является основанием для его утилизации.
Причины более детально:
– Повреждение, поломка пылесоса, физический износ механизмов, с невозможностью или нецелесообразностью восстановления;
– Моральный износ, когда технологии и стандарты меняются, и пылесос становится устаревшим и неэффективным;
– Утеря или кража.
Скачать файлы
Бланк акта списания пылесоса.word
Субъекты и поводы
В состав комиссии, участвующей в составлении документа обычно входят:
Акт на списание отвертки (набора) составляется в случае ее поломки, износа или утраты. Это документ, который подтверждает списание инструмента и позволяет заменить его на новый.
Чуть подробнее о причинах:
- Физический износ: инструмент может износиться из-за частого использования или неправильного обращения;
- Поломка: Износ наконечника, деформация стержня, повреждение ручки, износ шлицов;
- Потеря: Если отвертку потеряли или она была украдена, ее также необходимо списать.
Скачать файлы
Бланк акта списания отверток.word
Субъекты и поводы
Документ составляет сотрудники ответственные за инструменты на предприятии, а также представители бухгалтерии и отдела снабжения. Подписывает и утверждает руководитель.
Если дезинфицирующие средства (ДС) использованы по назначению, либо пришли в негодность (истек срок их действия), то составляется акт на их списание. Документ необходим для учета и контроля за расходованием ДС, а также для предотвращения их неправильного использования.
Форма должна содержать следующую информацию:
- наименование и количество;
- причина (истечение срока годности, порча, использование);
- подписи членов комиссии, которые сопровождают процесс.